Nuotolinis darbas: kaip prisitaikyti ir išlaikyti savo bei visos komandos darbo našumą

Mano lankstaus darbo patirtis siekia 2010 metus, kai pradėjau dirbti „Microsoft Latvia“. Nuo 2012 m. „Microsoft“ Baltijos šalyse aktyviai skatina tokio darbo galimybes, ragindama ir kitus išbandyti nuotolinį darbą bei prisijungti prie judėjimo „Dirbti iš ten, kur esate“ („Work from Anywhere“). Na, o dabar nemažai žmonių prie šio judėjimo prisidėjo arba savanoriškai, arba buvo priversti į jį įsitraukti. Net ir čia, „Citadele“ banke, iš namų dabar dirba daugiau nei 85 proc. arba maždaug 1 200 Baltijos šalių darbuotojų.

Taigi džiaugiuosi galėdama pasidalyti savo patirtimi ir mintimis apie tai, kaip geriausiai suplanuoti darbo dieną sau ir komandai, kad nenukentėtų darbo našumas, efektyvumas ir, svarbiausia, kad neprarastumėte asmeninio ryšio vieni su kitais.

Kaip organizuoti darbą ir #išgyventinamuose

Svarbu suprasti, kad lankstaus arba nuotolinio darbo sąlygos karantino metu yra visai kitokios, nei buvo iki tol. Jei, pavyzdžiui, anksčiau vaikai leisdavo laiką kur nors kitur (mokykloje ar darželyje), ir iš namų dirbantys žmonės galėdavo visiškai atsiduoti darbui, šiuo metu buvimas namuose daugumai iš mūsų taip pat reiškia chaosą ir triukšmą. Nors ir man reikia išsiugdyti naujus įgūdžius bei įveikti naujus sunkumus (nes tenka dirbti namuose su trimis vaikais), egzistuoja svarbiausios taisyklės, kurios gali būti taikomos kiekvienam.

1 taisyklė. Suplanuokite savo dieną – įrašykite visus dienos posėdžius ir susitikimus bei užduotis į internetinį kalendorių, kad visi galėtų juos matyti. Jei įmanoma, griežtai laikykitės šio plano, taip pat suplanuokite, kada gaminsite valgį, valgysite ir išeisite į lauką kiek prasivėdinti.

2 taisyklė. Būkite tinkamai pasirengę – žinokite, kaip dirbti su skaitmeninėmis priemonėmis ir organizuoti nuotolinį darbą taip, kad nenukentėtų jūsų darbo kokybė bei našumas (pavyzdžiui, visus darbo planus gali sugriauti prastai veikianti kompiuterio pelė ar lėtas internetas). 

3 taisyklė. Susitvarkykite darbo aplinką ir tinkamai nusiteikite – pagalvokite apie savo išvaizdą (taip pat ir žemiau juosmens), apie tai, kas vyksta fone, ir ar tai neblaškys per vaizdo konferenciją, susikurkite tam tikrą ritualą, pavyzdžiui, tinkamai nusiteikti prieš sėdant dirbti padeda puodelis gardžios kavos ir peržiūrėtos naujienos.

4 taisyklė. Stenkitės skambučių metu nedaryti dar kelių užduočių ir vienu metu susitelkite į vieną darbą – jeigu darysite kelis dalykus, negalėsite nei visiškai susitelkti į skambutį, nei gerai atlikti kitų darbų. Taip pat siūlau apsvarstyti, ar jums tikrai reikia dalyvauti visuose virtualiuose susitikimuose – jeigu negalite naudingai prisidėti, galbūt geriau skirti laiko tiems darbams, kurie duos rezultatą.

5 taisyklė. Ši taisyklė taikoma tėvams, kuriems tenka padirbėti ir mokytojais – suplanuokite ir savo vaikų darbo dieną bei supažindinkite juos su suaugusiųjų darbotvarke. Galite pakabinti ant sienos didelį kalendorių arba sukurti šeimos „Google“ kalendorių, kuriame, pavyzdžiui, nurodytumėte valandas, kada tėvų negalima trukdyti, nes jie dalyvauja vaizdo konferencijoje, taip pat kada šeimos nariai valgys, kada visa šeima kartu leis laiką, ir pan.

Rekomendacijos nuotolinio darbo patirties neturinčioms įmonėms 

Be abejo, prisitaikyti prie šios situacijos lengviau toms organizacijoms, kurių darbuotojau jau anksčiau dirbo nuotoliniu būdu, nes jos turi tokiam darbui reikalingų priemonių ir informacines sistemas, o jų darbuotojai ir verslo kultūra taip pat pasiekę tam tikro lygio brandą. Organizacijos, kurioms darbas iš namų yra naujovė, turės skirti daugiau išteklių jam organizuoti – įsigyti visas reikiamas technologijas ir IT sistemas, aprūpinti jomis darbuotojus bei juos išmokyti, taip pat sušvelninti bet kokią galimą riziką. Vis dėlto esu įsitikinusi, kad tai nėra neįmanoma užduotis. Toliau pateiksiu keletą patarimų organizacijoms, kurios šiuo metu stengiasi prisitaikyti prie nuotolinio darbo:

• įsitikinkite, kad turite visas būtinas technines priemones ir sprendimus, leidžiančius dirbti nuotoliniu būdu (kompiuterius, jų priedus, programas, leidimus ir apsaugos sistemas);
• pasirūpinkite, kad darbuotojai turėtų reikiamų žinių ir įgūdžių, kaip naudotis šiomis priemonėmis (surenkite internetinius mokymus, paruoškite brošiūrėles su naudingais patarimais arba aprašykite darbo tvarką, sudarykite darbuotojams galimybę prireikus susisiekti su techninės pagalbos specialistu);
• padėkite savo darbuotojams įgyti naujų įgūdžių ir išsiugdyti naujus įpročius – planuoti darbo laiką, nustatyti užduočių prioritetus, tinkamai susitvarkyti darbo vietą ir pan.;
• palaikykite ryšį su savo darbuotojais – reguliariai siųskite vadovybės pranešimus apie situaciją, organizuokite konferencinius skambučius, kurkite privačias grupes, kad galėtumėte greitai bendrauti, kūrybiškai stiprinkite darbuotojų lojalumą;
• skatinkite teikti atsiliepimus ir tam naudokite įvarius kanalus (tokius kaip specialioji telefono linija, anoniminis el. paštas, interneto straipsnių komentarai), užtikrinkite, kad tiesioginiai vadovai nuolat asmeniškai bendrautų su savo klientais, rengtų komandos susitikimus ir jaustų savo komandos nuotaikas;
• ir galiausiai – būkite nuoširdūs ir atvirai bendraukite, palaikykite kiekvieną darbuotoją ir žvelkite į jį kaip į asmenybę – juk kiekvienas darbuotojas ir yra asmenybė, turinti savo baimių, poreikių, patirianti kasdienius iššūkius.

Nuotolinio komandos darbo organizavimas

Dar vienas nelengvas uždavinys yra organizuoti bendrą komandos darbą ir išlaikyti kiekvieno darbuotojo priklausomybės organizacijai pojūtį. Pateiksiu keletą rekomendacijų tiems vadovams, kurie turi užtikrinti būtent tai:

• pirmiausia, rūpinkitės kiekvieno darbuotojo gerove ir įsitikinkite, kad visi jūsų pavaldiniai pasirengę dirbti naujomis sąlygomis. Tam gali tekti skirti laiko, tačiau asmeniniai pokalbiai su kiekvienu darbuotoju yra pats geriausias būdas pasiekti šį tikslą. Užtikrinkite, kad būtumėte pirmasis asmuo, į kurį darbuotojas kreiptųsi, jeigu jam kiltų klausimų ar prireiktų patarimų;
• planuokite reguliarų komandos darbą – dirbant mažomis grupėmis kasdienis ryšys yra gyvybiškai svarbus. Pavyzdžiui, mūsų „Citadele“ banko Rinkodaros ir komunikacijos departamentas planuoja tokius skambučius kiekvienos darbo dienos rytą ir vakarą – taip užtikriname, kad kiekvienas darbuotojas turėtų galimybę pateikti atsiliepimus, aptarti per dieną kilusius sunkumus ir dienos rezultatus;
• prieš planuodami virtualų susitikimą su kolega, peržiūrėkite jo dienos kalendorių ir atsižvelkite į jo planus;
• nuotoliniams posėdžiams reikia ruoštis taip pat, kaip ir tiems, kuriuose darbuotojai dalyvauja asmeniškai. Į kalendoriuje paskelbtą kvietimą turi būti įtraukta skambučio nuoroda, posėdžio darbotvarkė ir tikslas, asmuo, kuris turės posėdį protokoluoti ir atsiųsti santrauką. Siekiant užtikrinti veiksmingą bendradarbiavimą, geriausias pasirinkimas yra debesyse išsaugoti dokumentai;
• jeigu dalyvių nedaug, naudokitės vaizdo skambučiais – jie padeda padaryti bendravimą asmeniškesnį ir efektyvesnį; 
• jeigu iškyla skubus klausimas, kurį keli kolegos turi aptarti ir priimti bendrą sprendimą, siūlyčiau surengti skubų konferencinį skambutį – tai paspartins procesą ir išvengsite el. laiškų siuntinėjimo pirmyn bei atgal; 
• susitarkite dėl pagrindinių taisyklių – visi dalyviai turėtų laiku jungtis prie konferencinio skambučio, vienu metu gali kalbėti vienas asmuo, o kiti turėtų nutildyti savo mikrofonus, dalyviai turėtų naudotis tokiais interaktyviais metodais kaip pokalbių funkcija, apklausos, grupės užrašai ir pan.;
• niekada nekelkite prielaidų, pavyzdžiui, kad kolega ką nors padarys. Be to, bendraujant raštu kyla pavojus, kad galite būti nesuprasti – jeigu siunčiate sudėtingą užduotį el. paštu arba per virtualiųjų pokalbių svetainę, geriau po to paskambinti telefonu ir įsitikinti, kad kolega irgi juda ta pačia kryptimi. Atminkite, kad bendraujant raštu tikimybė ką nors suprasti neteisingai kur kas didesnė negu kalbantis telefonu.

Na, ir pabaigai – keletas gerų naujienų: vieną dieną karantinas pasibaigs, bet mes jau būsime kitokie – patobulėję, sugebantys geriau prisitaikyti prie naujų iššūkių.

Be to, mes tikrai kur kas labiau vertinsime asmeninį ryšį – galimybę su kolegomis išgerti kavos ir pabendrauti akis į akį.