Darbas iš namų – geriausia, kas galėjo nutikti? 15 patarimų, kaip išlikti produktyviam

Darbas nuotoliniu būdu kai kuriems suteikė romantikos, nes pagaliau galėjo „paragauti“ uždrausto vaisiaus, kuris buvo laisvai samdomų darbuotojų ar vadovų privilegija. Tačiau vis dažniau pasigirsta, kad tas žavesys baigia išgaruoti – trūksta žmogiško ryšio, gyvo bendravimo su kolegomis, krenta motyvacija. Kaip išlaikyti produktyvumą ir motyvaciją dirbant iš namų?  Patarimais dalinasi tarptautinės personalo valdymo ir atrankų kompanijos „Soprana Personnel International“ vadovė Diana Blažaitienė. 

1. Nustatykite tam tikras rutinas, kurios leistų jūsų smegenims persijungti į/iš darbo režimo. Sudėliokite savo darbotvarkę taip, kad joje būtų laiko ne tik darbui, bet ir sau ar šeimai. Suplanuokite šeimos veiklas, skaitykite verslo naujienas ar knygas, mankštinkitės ar tiesiog ramiai išgerkite puodelį kavos. Nusiteikimą dirbti padeda palaikyti tinkama darbui apranga.  Žinoma, dabar galbūt ir nėra poreikio sėdėti namie apsivilkus kostiumą, bet išlaikyti bent jau business casual verslo aprangos stilių rekomenduojama.
2. Tai, jog dirbate iš namų ir nereikia važiuoti į darbą, vežti vaikų į darželį ar mokyklą, nereiškia, kad reikėtų ilgiau miegoti. Sėkmingi žmonės praktikuoja ankstyvą kėlimąsi kaip ramybės metą. Disciplina leidžia lengviau įgyvendinti užduotis ir darbus. Nors sutaupysite laiko nekeliaudami į darbą, tačiau reikės skirti laiko 10-20 minučių rutinai, kuri padėtų įsijungti į darbo režimą. 
3. Darbo vieta – labai svarbu, kad smegenys susietų tam tikrus veiksmus ir vietą su darbu. Yra žmonių, kuriems patogu kaskart dirbti skirtingose vietose. Tačiau, ypatingai dabar, jei dirbate namuose ne vieni, o su visa šeima - svarbu, kad būtų galimybė atsiriboti nuo pašalinio trukdymo, jei ne atskirame kambaryje, bent sienelė iš knygų pagelbėtų. 
4. Taip pat labai svarbu darbo metu nesiblaškyti ne darbiniais reikalais, nes jie išsiurbia laiką ir energiją. Žinoma, gali kilti pagunda vietoj sudėtingų ar nemalonių darbų užsiimti namų ruoša, bet taip darbai tik kaupsis ir problema neišsispręs.
5. Mažiausias dalykas, kuris leidžia nepraleisti svarbių darbų yra jų žymėjimasis, o ne nuolatinis „prisiminimas” apie tai, ką pamiršote padaryti arba atsiprašinėjimas kolegų, kad neatsiuntėte kažkokių darbų. Jei dirbate su keliais projektais vienu metu, naudinga išnaudoti technologijas, pavyzdžiui, projektų valdymo programą Asana, kuri leidžia suplanuoti užduočių laikus ir matyti progresą. Man taip pat labai patinka susidėlioti darbus pagal Eisenhoverio matricą ir taip paskirstyti dienos prioritetus. Visgi, kruopštus darbų planavimas nustatant užduočių prioritetą ir laiką, leidžia efektyviau laikytis darbotvarkės, ypatingai, jei dirbate be komandos, jei su komanda - įsipareigojimų.
6. Svarbu planuoti ne tik darbus, bet ir poilsį ar net darbo pabaigą. Įvairūs atlikti tyrimai rekomenduoja kas 45-50 minučių suaugusiems daryti pertraukas, bent jau pavaikščioti, pasirąžyti, pasitikrinti LinkedIn, išgerti kavos, kad persikrautų smegenys. Dirbant namuose išnyksta riba tarp darbo ir poilsio, atrodo lyg ir nieko čia tokio, nes „kaip ir namie, kaip ir smagu, ramu, niekas netrukdo, patogu, gerai dirbasi”. Tokiais atsiliepimais pasidalino pirmosios karantino savaitės video seminarų apie darbą iš namų dalyviai. Bet visgi, nuolatinis darbas be reguliaraus poilsio, sveikos mitybos ir, pripažinkime, lėtinis stresas, su kuriuo susiduriame paskutines kelias savaites, greitai gali nuvesti į perdergimo sindromą. Todėl būtina laikytis disciplinos ne tik su darbais, bet ir su POILSIU. Suplanuokite, ką veiksite per pietų pertrauką be maisto ruošimo. Gal tai pasivaikščiojimas su augintiniu, legali galimybė pamiegoti 15 minučių pietų miego ar paskaityti knygą. Lygiai taip pat darbo pabaigoje - sugalvokite ką darysite, kad pakeistumėte aplinką. Galbūt trumpas pasivaikščiojimas saugiai apsirūpinus kauke, renkantis kaskart vis kitą kelią, kad smegenys neįprastų prie automatinio veiksmo ir nepradėtų galvoti apie darbus, o galvotų apie aplinką. Praktikuokite sąmoningumą skatinančius užsiėmimus, mokykitės naujų įgūdžių, jie ne tik užims, bet ir pravers, jei keisite veiklą arba darbą. Dabar yra geriausias laikas įgyvendinti tai, ką ilgai planavote padaryti - išmokti naują užsienio kalbą, patobulinti įgūdžius, išmokti naujų dalykų, perskaityti sukauptą knygų krūvą, pradėti sportuoti ir daugiau laiko praleisti su šeima. O gal pabandyti įgyvendinti verslo idėją, kuriai vis nerasdavote laiko?
7. Jei darbus tiesiog dėliosime kaip bendrą sąrašą, nematysime kiek daug jau esame nuveikę ir nejausime progreso. Įsivaizduokite, esate miške, kur aplink daug medžių. Toks palyginimas atitinka tiesiog darbą su užduotimis pagal paprastą darbų sąrašą. Sistemingas darbų planavimas leidžia matyti bendrą vaizdą, nepasimesti judant link tikslų ir išlaikyti kryptį ar esant poreikiui keisti strategiją. Vadovams tai taip pat puiki priemonė sekti komandos progresą ir galimus “bottleneck” - užstrigimus.
8. Dar vienas labai svarbus dalykas dirbant iš namų, pasidalinti tuo, ką veikiate, galbūt net savo kalendoriumi su kolegomis arba vadovu. Kartais darbuotojai jaučiasi įpareigoti „pateisinti” vadovo pasitikėjimą ir klaidingai įsivaizduoja, kad palengvins vadovui darbą parodydami, kad jie daug dirba: siunčia laiškus su klausimais, komentarais, dalinasi kiekviena padaryta užduotimi. Tačiau ar iš tikrųjų to reikia vadovams? Aptarkite su vadovu, kaip dažnai, kokiu formatu, kokiu „gyliu” ar kiekiu dalintis informacija apie darbų atlikimą ir su kuo iš komandos. Galbūt geriau rečiau, bet kokybiškiau.
9. Nors atrodo, kad darbas iš namų yra individualus, bet dirbdami komandoje jūs bendraujate vieni su kitais, dalinatės užduotimis, aptariate darbus, projektus, dirbate strateginėse sesijose.  Efektyviausia yra palaikyti ryšį per vaizdo konferencijas, ne telefono skambučiais, nes kai matote vieni kitus labiau pajaučiate komandos dvasią. Patariu prisijungti ir keliomis minutėmis anksčiau - pabendrauti su kolegomis, su kuriais nesimatėte ir gal dar nesimatysite ilgesnį laiką. 

10.  Net ir intravertams ilgainiui gali trūkti žmonių dėmesio. Todėl nelaukite kol kas nors jums paskambins, padarykite tai patys. Susisiekite su tais, kuriuos susitinkate retkarčiais, giminaičiais, kurių seniai nematėte. Dabar daug lengviau susiruošti, nes nereikės važiuoti. Na, o tiems, kurie negali gyventi be žmonių, verta susiplanuoti su kuo pabendrausite pabaigę darbus ar per pietų pertrauką. 

11.  Dirbant iš namų atsiranda labai daug pašalinių trikdžių – nuo kartu dirbančių šeimos narių veiklų, ypatingai jei, namie dirba 5-mečiai „kolegos”, iki pagundų pasitikrinti socialinius tinklus ar susitvarkyti namus. Spintas jau turbūt per kelias karantino savaites visi susitvarkė, bet lieka savaitiniai ir kasdieniai namų ruošos darbai. Verta atkreipti dėmesį, kad tam, jog „įsivažiuotumėte” vėl į darbus, reikia bent 20 minučių, todėl nekaltas nuėjimas nuo darbų išeikvoja tas 20 minučių. 

12.  Nusistatykite darbo grafiką, ypatingai, jei dirbate ne pilnu etatu - tai suderinę su vadovais, iškomunikuokite komandos nariams, kad pavyzdžiui, dirbate kasdien nuo 10 iki 14 val. Tokiu atveju, galėsite ramiai palikti telefoną ar netikrinti el. laiškų ir skirti laiką poilsiui. Turbūt ne vienas žmogus susiduria su situacija, kai baigus darbus skamba telefonas ir tai erzina. O jei tai vyksta ilgą laiką ir nuolat, tokie skambučiai atrodo kaip iš siaubo filmo.

13.  Kartais produktyvumas gali nukentėti dėl techninių problemų. Ne kiekviena įmonė turi atskirą IT departamentą, todėl paprašykite pagalbos kolegų arba įmonės, kuri galėtų padėti išspręsti problemas nuotoliniu būdu.

14.  Jei dirbate su užduotimis, kurios reikalauja ypatingo susikaupimo, išjunkite telefono garsą, el. pašto pranešimus ir susikoncentruokite į užduotį. Tokiu būdu ją padarysite greičiau nei blaškydamiesi tarp kelių darbų vienu metu.

15.  Žinoma, maloniausias dalykas - apdovanoti save už pasiekimus, įgyvendintas užduotis, baigtus projektus ar tos dienos darbus.

„Kol tęsiasi karantinas, video konferencijos ar tiesiog vaizdo pokalbiai su kolegomis ar vadovu padės išsaugoti darbingumą, produktyvumą ir motyvaciją. Nesidrovėkite skambinti jiems patys – nuoširdumo ir žmogiško ryšio dabar trūksta daugumai“, - ragina tarptautinės personalo valdymo ir atrankų kompanijos „Soprana Personnel International“ vadovė Diana Blažaitienė.