Specialisto komentaras
Visais laikais būna verslų, kurie savo esme yra pelningi ir tokie liks be ypatingų to verslo tvarkytojų pastangų. Vis dėlto daugumai verslų, norint kad jie būtų pelningi, reikalingos aiškios ir kryptingos jų vadovų pastangos.
Suprantama, pastangos pelną uždirbti vien didinant parduodamų prekių kainas ar jų kiekį nebūtinai baigsis sėkme. Juk jeigu konkurentai pardavinės tas pačias ar analogiškas prekes pigiau, tai bandymas pakelti savo prekių pardavimo kainas bus nesėkmingas. Lygiai kaip ir bandymas parduoti didesnį prekių kiekį gali nepasitvirtinti, nes rinka šiais laikais yra prisotinta praktiškai visose srityse.
Šiems išoriniams veiksniams įmonė daryti įtakos negali, tad neverta per daug į juos ir orientuotis. Realiai įmonė gali turėti įtakos tik savo vidiniams veiksniams - veikloje daromų kaštų dydžiui.
Nors ir ne visi verslininkai tai prisimena, tačiau pelnui uždirbti svarbus ne tik pajamų didinimas, bet ir kaštų mažinimas. Tačiau tam, kad įmonė galėtų nusistatyti savo kaštų mažinimo bei jų optimizavimo užduotis ir, dar svarbiau, jas sėkmingai įgyvendinti, vien gerų norų nepakaks. Tam vadovams reikalinga ir patikima informacija apie visus įmonėje vykstančius procesus, kuriuose daromos įvairios išlaidos, ir tam tikrų specialių vadybos instrumentų pritaikymas.
Netinkama informacija - blogiau už jokią
Vadovauti įmonei bei jos padaliniams neįmanoma neturint patikimos informacijos apie ten vykstančius procesus bei kaštus. Stebint visą įmonės veiklą tik "plika akimi", praktiškai niekuomet nepavyks susidaryti teisingo įspūdžio apie vieno ar kito padalinio ar darbuotojo veiklos naudingumą. Nes visai nereiškia, kad gerai dirba tie, kurie labai greitai, suplukę laksto įmonės koridoriais. Šito be atitinkamos informacijos neįmanoma įvertinti.
Tik turint duomenis apie tokių darbuotojų atliktų darbų apimtį, jų kokybę bei atlikimo kaštus ir visus šiuos rodiklius palyginus su toje pačioje veikloje užimtais kitais darbuotojais, įmanoma pagrįstai įvertinti vieno ar kito darbuotojo duodamą įmonei naudą. Tokią informaciją galima gauti tik įmonėje įsidiegus specialų instrumentą - vadybos ir kaštų (kitaip dar - "menedžmento") apskaitą.
Ją įsidiegę vadovai dažnai nustemba, kai anksčiau jų galvose susidaręs tariamai teisingas vaizdas apie vienų ar kitų padalinių bei darbuotojų darbą kardinaliai pasikeičia gavus atitinkamą informaciją iš "menedžmento" apskaitos.
Daugelio įmonių vadovai kenčia nuo to, kad tiesiogiai turi spręsti aibes problemų visose įmonės veiklos srityse, nes nėra tinkamai paskirstę atsakomybės už atskirus įmonės veiklos barus sau pavaldiems darbuotojams bei suteikę jiems reikiamų įgaliojimų tvarkyti veiklą.
Visa tai galima iš esmės pakeisti, suformuojant įmonėje atsakomybės centrus, kai visi įmonėje vykstantys procesai paskiriami atitinkamiems vadovams, kuriems aiškiai iškeliamos užduotys, kartu tiksliai apibrėžiamos jų vykdytinos funkcijos ir įgaliojimai bei vienareikšmiai nustatoma atsakomybė už atitinkamą veiklos barą ir jo rezultatus. Tačiau tokių atsakomybės centrų sudarymas savo ruožtu yra beprasmis be minėtos vadybos bei kaštų apskaitos, kuri vienintelė gali pateikti informaciją vadovams apie tokių centrų veiklos apimtį, jų kaštus bei vykdomų darbų naudingumą.
Įmonėse su nesutvarkyta vadyba, daugybė vadybos personalo darbuotojų laiko prapuola įvairiausiuose pasitarimuose, kurie dažniausiai būna įmonei visiškai nenaudingi ar netgi žalingi, nes atitraukia dėmesį nuo tikrai svarbių klausimų sprendimo.
Daugelis tokių pasisėdėjimų apskritai būna bergždi, nes pasitarimų dalyviai dažniausiai nedisponuoja klausimui išspręsti reikalinga informacija ir tiesiog apsikeičia vien nuojautomis ir gandais pagrįstomis nuomonėmis. Tad dažnu atveju tai tampa iš esmės laiko ir pinigų (nes už pasitarimuose praleistą laiką mokami atlyginimai) švaistymu.
Blogai ir tai, kad šių pasitarimų metu paprasčiausiai nuasmeninama vadovų ir vadybininkų atsakomybė, ją perkeliant neva "kolektyvinei nuomonei". Ne veltui sakoma, kad geriausi kolektyviniai sprendimai priimami trijų žmonių komitetuose, jeigu du iš jų narių į pasitarimą neatvyksta.
Vadybos ir kaštų apskaitos įdiegimas įmonėse tokią situaciją kardinaliai pakeičia, nes turint reikiamą informaciją, sprendimai priimami greitai, o įvairių pasitarimų skaičius bei jų trukmė įmonėse ženkliai sumažėja. Taip sutaupomas brangus vadovų ir vadybininkų laikas, kurį jie nukreipia realizuoti naujoms užduotims.
Veiklos planavimas be biudžetų sistemos - beprasmis
Kiekvienai įmonei labai svarbūs jos veiklos tobulinimo ir plėtros klausimai, nes konkurencijos sąlygomis sustojimas visuomet reiškia atsilikimą, galiausiai ir verslo žlugimą.
Tačiau, ketinant plėtoti verslą, pirmiausiai reikia aiškiai žinoti, kur esi dabar, t. y. dabartinius savo pasiekimus arba praradimus. Be vadybos ir kaštų apskaitos informacijos šito sužinoti apskritai neįmanoma, galima nebent apytiksliai nujausti.
Jokia įmonė iš principo negali sėkmingai veikti neturėdama aiškaus tikslo ir veiksmų plano, kaip tą tikslą pasiekti. Juk neįmanoma ko nors pasiekti, jeigu pats nežinai, ko nori.
Numačius veiklai plėtoti skirtas priemones ir jas pradėjus įgyvendinti, reikia vėlgi žinoti, kokį rezultatą tos priemonės davė - ar jos pasitvirtino, ar ne. Į šiuos klausimus galima atsakyti tik turint įsidiegus šiuolaikines vadybos ir kaštų apskaitos sistemas. Tačiau net ir tobuliausias veiklos planas duos norimą rezultatą tik tuo atveju, jeigu jam įgyvendinti bus parengti biudžetai, kuriuose numatomi visi reikalingi tam planui įgyvendinti resursai bei paskiriami konkretūs darbuotojai, atsakingi už atitinkamų biudžeto dalių vykdymą.
Kita vertus, net ir geriausi planai gali taip ir likti planais (nesvarbu, kad bus įtvirtinti biudžetais), jeigu nebus vykdoma jų kontrolė. Deja, daugelis vadovų apie šią vieną svarbiausių vadybos funkcijų arba pamiršta, arba bando ją įgyvendinti neturėdami tam tinkamų instrumentų.
Reikia įsisąmoninti, kad kontrolė - tai ne nuolatinis slankiojimas paskui savo darbuotojus, tikrinant, ką jie padarė ir ko nepridarė. Visų darbuotojų "suganyti" vis vien nepavyks.
Todėl būtina įdiegti tokią vadybos sistemą, kai kiekvienas įmonės darbuotojas jaučiasi esąs atsakingas už jam patikėtą darbą ir turi galimybių jį atlikti. Šiuos uždavinius realizuoti padeda darniai veikianti biudžetų sistema. Biudžetams parengti, o juo labiau kontroliuoti jų vykdymui būtina "menedžmento" apskaita, kuri teiktų informaciją apie šių procesų eigą ir nukrypimus nuo patvirtinto biudžeto būtent tada, kai anksčiau numatytoje programoje reikia ką nors koreguoti.
Juk jeigu nieko nereikia keisti, tai nereikia apie tai be reikalo vadovams ir pranešinėti! Tokie pranešimai - ne tik beverčiai duomenys, bet dažnai ir dezinformuoja vadovus bei vadybininkus.
Veiklos pelningumo didinimo link - kaštų minimizavimo keliu
Kaštų minimizavimo bei jų optimizavimo (nes ne visus kaštus būtina minimizuoti, dažnai būna prasmingiau maksimizuoti jų duodamą naudą) uždaviniai gali būti sėkmingai išspręsti tik turint patikimą informaciją apie daromus kaštus, tinkamai paskirsčius atsakomybę už jų darymą, taip pat būsimus kaštus suplanuojant biudžetų rengimo etape.
Be abejo, labai svarbus čia ir motyvavimo už kaštų sutaupymą veiksnys. Be tinkamo motyvavimo šioje vietoje nieko doro neišeis. Vien direktyvinėmis priemonėmis vadovaujant "iš viršaus" kaštų iki norimo dydžio sumažinti nepavyks. Tam būtinos kiekvieno darbuotojo pastangos. O jos įmanomos tik darbuotojams aiškiai žinant, kokią asmeninę naudą jie iš to turės. Taigi, norinčioms uždirbti didesnį pelną įmonėms telieka įdiegti plačią, geriausiai - viską apimančią, kaštų vadybos sistemą.
Neįmanoma pervertinti patikimos informacijos apie kaštus ir produktų savikainą svarbos. Net tobulai nujaučiant, ko reikia pirkėjams ir kokią kainą jie už tai pasirengę sumokėti, viskas gali žlugti, jeigu nebus tinkamai apskaičiuoti prekių pagaminimo ir pardavimo kaštai, kurie kartais gali viršyti tų prekių pardavimo kainas.
Dauguma įmonių būtent dėl to ir bankrutuoja. Tačiau tokios svarbios kiekvienai įmonei informacijos, kaip jau minėta, neįmanoma gauti neturint specialiai tokiems tikslams pasiekti skirtos kaštų apskaitos sistemos. Kol kas tai vienintelė pasaulyje žinoma priemonė, įgalinanti vadovus apsirūpinti informacija apie įmonėje gaminamų ar parduodamų prekių kaštus ir parodanti tikrąjį veiklos pelningumą, sykiu apsauganti vadovus nuo klaidingų sprendimų priėmimo.
Doc. dr. auditorius Gediminas KALČINSKAS, UAB "Pačiolis" prezidentas
Taip pat skaitykite
Rašyti komentarą